De janvier à octobre 2025, l'Agence de Régulation des Postes et des Communications Électroniques (ARPCE) a confié à APT la mise en place d'un Système d'Archivage Électronique Sécurisé. Audit, infrastructure on-premise, formation, mise en production : retour sur 10 mois de transformation documentaire d'une autorité publique.
Le contexte : moderniser l'archivage d'une autorité de régulation
L'ARPCE, autorité de régulation des télécommunications congolaise, gère un volume documentaire considérable issu de ses missions de régulation, de contrôle et de gouvernance. La modernisation administrative et la conformité au Code congolais des archives publiques imposaient un système structuré, traçable et juridiquement opposable, aligné sur les normes internationales ISO 15489, NF Z42-013 et ISO 14721 (OAIS).
Phase 1 — Audit documentaire (janvier–avril 2025)
Conduit sur l'ensemble des directions de l'agence, l'audit (Lot 1) a permis de :
- Recenser plus de 4 000 dossiers actifs et plus de 2 millions de pages physiques
- Identifier les principales typologies documentaires (RH, Juridique, Finances, Technique, Gouvernance)
- Définir les Durées d'Utilité Administrative (DUA) pour chaque type
- Élaborer un plan de classement hiérarchisé (Domaines → Sous-domaines → Tiroirs)
- Cartographier les besoins en infrastructure et sécurité
Phase 2 — Recette fonctionnelle (avril–juin 2025)
Un environnement de recette technique a été déployé sur serveurs virtualisés (VMware ESXi) avant la mise en production. Les directions pilotes — RH, DAFC, Juridique, DPP — ont validé les principaux scénarios : cycle complet de versement (collecte → numérisation → contrôle qualité → versement SAE), recherche et consultation, contrôle d'intégrité et horodatage. Un procès-verbal de recette a sécurisé le périmètre fonctionnel avant l'implémentation.
Phase 3 — Convention d'archivage et gouvernance (mai–juillet 2025)
APT a rédigé la Convention d'Archivage ORNY v1.1, document de référence qui encadre le workflow complet, les rôles et responsabilités (autorité d'archivage, service versant, prestataire technique), les exigences de sécurité et de conservation à long terme, ainsi que les formulaires opérationnels (fiches de versement, bordereaux, certificats d'élimination).
La Convention ORNY v1.1 est devenue le référentiel de gouvernance documentaire multi-sites de l'ARPCE — Brazzaville, Pointe-Noire, Dolisie, Ouesso et Oyo.
Phase 4 — Infrastructure on-premise et SAE ORNY (juillet–septembre 2025)
Selon le Document d'Architecture Technique (DAT), APT a déployé une infrastructure locale virtualisée s'appuyant sur VMware et une baie de stockage Huawei OceanStor, avec redondance Brazzaville–Pointe-Noire pour la haute disponibilité. Le SAE ORNY a été configuré (utilisateurs, habilitations, métadonnées, DUA, cycles de vie), avec coffre-fort numérique et chiffrement SSL.
Le SAE est entré en service le 26 septembre 2025, attesté par l'Attestation de mise en service SAE ARPCE v1.2.
Phase 5 — Formation et transfert de compétences (septembre–octobre 2025)
Toutes les équipes opérationnelles ont été formées : administrateurs SAE (profils, habilitations, cycle de vie), agents d'archivage et utilisateurs métiers, équipes de numérisation et indexation, contrôle qualité et gestion du backlog. Les sessions ont été animées par Luc Ngampika, relais technique sur site, et Fabrice Mienagata, Directeur de projet APT, en coordination étroite avec la cheffe de service projets et la DPP de l'ARPCE.
Indicateurs de performance
Versements SAE validés : 100%. Incidents techniques majeurs : 0. 90 % des dossiers de la Direction Générale étaient déjà numérisés au démarrage opérationnel du 27 octobre 2025.
Et la suite ?
Six axes de développement ont été inscrits au plan post-mission :
- Étendre l'archivage aux directions régionales (Dolisie, Ouesso, Oyo)
- Pérenniser les centres de tri et numérisation (Brazzaville et Pointe-Noire)
- Mises à jour trimestrielles de l'application selon roadmap
- Suivi technique mensuel DSI ARPCE / APT (contrat de maintenance)
- Interopérabilité avec le SIRH et les autres SI de l'agence
- Lancer la phase d'archivage physique (Lot 2) en continuité
Conclusion
Le projet SAE ORNY à l'ARPCE constitue une réussite technique et organisationnelle majeure, qui a permis à l'agence d'entrer dans une phase de gestion documentaire moderne et conforme aux normes internationales et au Code congolais des archives publiques. Le modèle est désormais réplicable dans d'autres administrations en s'appuyant sur l'expérience du Datacenter ARPCE.
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